Category: Uncategorized

Bogor, 5/01/23. Dalam rangka pelaksanaan rencana kegiatan layanan arsip dan pembinaan kearsipan di lingkungan IPB Tahun Anggaran 2023, Supervisi Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Unit Arsip IPB (SLAPK-UAIPB) melaksanakan Rakor yang bertujuan untuk  membahas persiapan pelaksanaan program kerja SLAPK-UAIPB 2023.   [masterslider id="16"]   Dalam kesempatan ini Supervisor Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Unit Arsip IPB  “Ir.Hirra Nurlaeni, M.M.”  yang memimpin Rakor menjelaskan program pembinaan kearsipan yang akan dilaksanakan Tahun 2023,  diantaranya : Pengembangan sistem kearsipan terintegrasi melalui Upgrade Aplikasi iLetter yang merupakan kelanjutan program tahun 2022. Aplikasi iLetter merupakan sistem yang digunakan seluruh unit kerja di lingkungan IPB untuk mengelola administrasi persuratan yang akan lebih dilengkapi dengan menambah unsur kearsipan didalamnya. Monitoring dan evaluasi (Monev) implementasi hasil magang kearsipan, merupakan kelanjutan program magang kearsipan 2022 yang diikuti oleh para…

  2 Januari 2023, Unit Arsip IPB melaksanakan Rapat Koordinasi tentang penyusunan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Rakor dipimpin oleh Kepala Unit Arsip IPB Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. Beliau menjelaskan beberapa pembahasan yang terkait dengan penyusunan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dan rencana program kerja Unit Arsip Tahun Anggaran 2023. Terkait penyusunan SKP, dijelaskan tentang cara pengisian form SKP dengan pendekatan hasil kerja kualitatif bagi pejabat administrasi/fungsiona. Lampiran SKP meliputi dukungan sumberdaya, skema pertanggungjawaban dan konsekwensi. Point lainnya adalah evaluasi kinerja pegawai, kinerja IPB, dokumen evaluasi kinerja pegawai. Untuk rencana program kerja diantaranya, melanjutkan kegiatan pembuatan sistem kearsipan terintegrasi bekerjasama dengan Direktorat Sistem Informasi dan Transformasi Digital (DSITD) IPB dengan target penyelesaian di bulan April 2023. Program kerja lainnya yaitu pembuatan meja receptionist di kantor Unit Arsip Gedung Perpustakaan Lantai…

[masterslider id="15"]   Forum Pengelolaan Arsip (FPA) IPB bekerjasama dengan Unit Arsip IPB sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) kembali mengadakan Seminar Nasional Kearsipan dengan tema " Hasil Penelitian Kearsipan sebagai Solusi Masalah Kearsipan Berkualitas". Seminar Nasional ini dilaksanakan pada 15 Desember 2022 melalui Zoom Meeting yang dihadiri oleh seluruh arsiparis. Acara dibuka oleh Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. selaku Ketua Forum Pengelolaan Arsip (FPA)IPB sekaligus Kepala Unit Arsip IPB. Dalam sambutannya, beliau mengungkapkan bahwa acara Seminar Nasional ini, diadakan sebagai sarana pembelajaran yang terus menerus kedepannya yang tentunya akan membawa manfaat yang sangat besar untuk seluruh pihak yang terkait, terutama dalam hal kearsipan. Hal ini pun tidak lepas dari adanya seminar yang diadakan pada kesempatan kali ini dimana menitik beratkan kepada hasil-hasil penelitian dalam bidang kearsipan di Institut…

Senin, 12 Desember 2022 Eks. MKDU (Mata Kuliah Dasar Umum) – Unit Bahasa Inggris yang diwakili oleh Ibu Dra. Alfa Chasanah, M.A. menyerahkan arsip audio dan audio visual ke Unit Arsip IPB. Unit Arsip IPB sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) yang mempunyai tugas dan fungsi (tupoksi) antara lain adalah mengelola arsip statis unit kerja di lingkungan IPB. Arsip audio dan audio visual tersebut memiliki kurun waktu tahun 1966 – 2000, berisi tentang bahan ajar dan soal-soal bahasa inggris berupa listening, reading dan lainnya. Depo arsip IPB menempati gedung eks MKDU, dan arsip tersebut telah berada di gedung eks MKDU sebelum menjadi depo arsip. Karena itu Unit Arsip IPB melakukan koordinasi dengan Dra. Alfa Chasanah, M.A. selaku dosen eks. Unit Bahasa Inggris dan berdiskusi tentang nilai guna arsip audio &…

[masterslider id="8"]   8 Desember 2022, Unit Arsip IPB menerima kunjungan rombongan dari UPT Kearsipan Universitas Mataram  (UNRAM). Rombongan diterima  Kepala Unit Arsip IPB beserta staff di  Ruang Sidang Unit Arsip IPB, Gedung Perpustakaan Lantai 4 Kampus IPB Dramaga Bogor.   Ketua rombongan Kepala UPT Kearsipan UNRAM Bapak Ikhwan, S.Sos., M.M. yang hadir bersama para arsiparis dan pengelola arsip UNRAM  menyampaikan maksud dan tujuan  kunjungan yaitu untuk mengetahui manajemen unit arsip IPB, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis dan sistem informasi kearsipan di IPB.  Kepala Unit Arsip IPB, Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. menyampaikan sambutan sekaligus menjelaskan beberapa hal sesuai maksud dan tujuan kunjungan yang disampaikan.  Beberapa diantaranya dijelaskan bahwa struktur organisasi Unit Arsip IPB terdiri dari Kepala dan 3 (tiga) Supervisor yaitu Supervisor Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan, Supervisor…

[masterslider id="10"]   Pengumuman Hasil pengawasan kearsipan ekternal 2022 yang diselenggarakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan disampaikan tanggal 7 Desember 2022, melalui Pengumuman ANRI No. AK.01.02/25/2022 dikeluarkan oleh Kepala Pusat Akreditasi ANRI.  Nilai hasil pengawasan kearsipan  ditetapkan dalam Keputusan Kepala ANRI No. 421 Tahun 2022. IPB University berhasil meraih prestasi membanggakan dalam bidang kearsipan yaitu memperoleh predikat “Sangat Baik” dalam Program Pengawasan Sistem Kearsipan Eksternal  Tingkat Nasional Tahun 2022 yang diselenggarakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Audit Kearsipan  terhadap  Perguruan Tinggi  tercantum dalam Pasal 5, ayat 3 Peraturan ANRI No. 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.  Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan eksternal meliputi kebijakan, pembinaan, pengelolaan arsip dinamis, sumberdaya kearsipan (SDM,…

[metaslider id="30400"]   5 Desember 2022, dilaksanakan Rapat Koordinasi (Rakor) Unit Arsip IPB bersama LPPM IPB di Gedung Arsip, Jl. Bungur Kampus IPB Dramaga Bogor. Rakor ini dilaksanakan dalam rangka pelaksanaan rencana kegiatan Rekronstruksi Arsip LPPM IPB. Rakor dihadiri oleh KTU LPPM beserta staff dan para supervisor di lingkungan Unit Arsip IPB beserta staff. Dalam kesempatan ini, Ir. Hirra Nurlaeni, M.M. menyampaikan beberapa hal yang diantaranya bahwa kegitan Rekonstruksi Arsip LPPM IPB ini merupakan bagian dari program penyusutan arsip LPPM. Tim pelaksana terdiri dari : 1. Tim pengolah arsip yaitu para tenaga kependidikan LPPM yang mendapat penugasan dari Kepala LPPM IPB. 2. Tim Pendamping yang terdiri dari para arsiparis dan tenaga pengelola arsip Unit Arsip IPB. 3. Tim pembina dan Monitoring Evaluasi yaitu para arsiparis Unit Arsip dan LPPM IPB.…

[metaslider id="30384"]   Unit Arsip (UA) IPB menyelenggarakan Pelatihan Arsip Digital dan Alih Media Arsip bagi arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan UA IPB. Kegiatan dilaksanakan pada hari Selasa – Rabu, tanggal 29 – 30 November 2022, bertempat di Agrowisata Gunung Mas, Jalan Siliwangi Puncak, Cisarua, Bogor. Pelatihan dibuka oleh Kepala Unit Arsip IPB (Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd.). Dalam sambutannya Kepala UA IPB menyampaikan bahwa kearsipan berproses dari konvensional ke digital dengan menggunakan aplikasi kearsipan. UA IPB berencana membuat Sistem Informasi Kearsipan Terintegrasi (SIKT) dan telah dilakukan koordinasi dengan Sekretris Institut IPB untuk Upgrade I-Letter IPB.  Upgrade I-Letter bertujuan agar kegiatan kearsipan dapat berjalan sesuai kaidah kearsipan dari mulai penciptaan hingga penyusutan. Pada arsip digital perubahan arsip aktip menjadi inaktif, kemudian statis dilihat dari perubahan status arsipnya dan…

[metaslider id="30367"]   Selasa, tanggal 22 November 2022 Tim UPI Bandung berkunjung ke Unit Arsip IPB. Tim UPI Bandung dipimpin oleh Dr. Budi Santoso, M.Si. (Kepala Arsip UPI Bandung) didampingi oleh Kasi Pengolahan Arsip Statis UPI (Aji Ahmad Fauzi, S.T., M.Pd.), dan Arsiparis UPI Bandung (Agun Gunawan, S.T).  Tim UPI Bandung disambut dan diterima oleh Kepala Unit Arsip IPB (Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd.), Supervisor Layanan dan Pembinaan Kearsipan Unit Arsip IPB (Ir. Hirra Nurlaeni, M.M.), Supervisor Akuisisi dan Pengolahan Arsip Unit Arsip IPB (Farhah Faridah, S.E., M.M.), dan Supervisor Layanan Umum dan Administrasi Unit Arsip IPB (Setiawan, S.T.).  Adapun maksud dan tujuan kunjungan kerja Tim UPI Bandung ke UA IPB adalah menindaklanjuti rintisan kerja sama yang sudah dibahas sebelumnya yaitu dengan ditandatanganinya Perjanjian Kerja Sama (PKS) antara Arsip…

[masterslider id="3"]   27 Oktober 2022, Unit Arsip (UA) IPB menyelenggarakan konsinyering kearsipan di hotel Arch Bogor yang dihadiri oleh 13 orang peserta undangan terdiri dari para arsiparis dan pengelola arsip Unit Arsip IPB dan Departemen THP FPIK IPB serta para programer dari DSITD IPB. Pengembangan sistem kearsipan terintegrasi di lingkungan IPB menjadi materi utama yang dibahas dan didiskusikan dalam konsiyering ini. Beberapa hasil diskusi diantaranya untuk aplikasi sistem kearsipan terintegrasi dapat dikembangkan melalui I-letter atau mengembangkan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) menjadi Sistem Informasi Kearsipan Terintegrasi (SIKT). Untuk Pembaharuan aplikasi kearsipan sesuai kebutuhan maka dalam keberlanjutannya, perlu adanya koordinasi dengan berbagai pihak terkait terutama dengan Sekretaris Institut(SI) sebagai owner platform I-letter IPB dan PPID untuk hak akses. Direncanakan agenda rapat koordinasi lanjutan yakni pada bulan Nopember 2022 dan…